Coordinateur de bureau et RH / Facilities & HR Coordinator

Barilla is an Italian family-owned food company. Established in 1877, it’s now an international Group present in more than 100 countries.

A world leader in the markets of pasta and ready–to–use sauces in continental Europe, bakery products in Italy and crispbread in Scandinavia, the Barilla Group is recognized worldwide as a symbol of Italian know–how.

“Good for You, Good for the Planet” is Barilla’s purpose and only way each person in the Group works and of which is ambassador. It means caring for the wellbeing of people and the planet in everything Barilla does, from the field to consumption; it also means promoting open and transparent working relationships in the communities Barilla is part of.

 Objectif du poste :

L’administrateur·trice des ressources humaines et des ressources matérielles fournira un soutien aux opérations quotidiennes de notre bureau de Montréal et participera à la création d’un environnement de travail accueillant, efficace et stimulant. Combinant des responsabilités en matière d’administration, de ressources humaines et ressources matérielles, ce rôle requiert une personne qui s’adapte facilement, qui a le souci du détail et qui aime le travail de coordination et multitâche.

Principales responsabilités:
•    Soutenir les efforts d’intégration en préparant des documents, en coordonnant les activités d’accueil et en aidant à la logistique d’orientation (mise en place de l’ordre du jour initial pour le nouveau personnel, planification des invitations Outlook, rédaction d’annonces d’entreprise, etc.). 
•    Coordonner, avec les fournisseurs, les services de bureau, tels que le nettoyage, les réparations et les livraisons de fournitures.
•    Soutenir les initiatives et les événements des ressources humaines, en assurant une exécution en douceur et une excellente attention aux détails.
•    Gérer, suivre et résoudre les demandes quotidiennes en ressources matérielles, y compris les ordres de travail en maintenance, les réparations de l’immeuble, la planification de l’espace du personnel et le suivi auprès des fournisseurs. 
•    Superviser la procédure d’intégration, de réaffectation et de renouvellement du personnel, ainsi que l’inspection régulière des équipements et des schémas d’aménagement.
•    Surveiller et traiter les factures du service des ressources humaines et des installations pour assurer un paiement en bonne et due forme.
•    Commander et coordonner des dîners lors des événements, réunions et séances de formation de l’entreprise.
•    Préparer les salles de conférence pour la tenue d’événements, y compris la disposition des sièges, l’installation et la distribution du matériel technologique.
•    Assurer la propreté et la préparation des salles de conférence, des aires communes et des espaces de bureau, y compris l’époussetage des écrans, des ordinateurs de bureau et des surfaces partagées au besoin, assurer de vider le lave-vaisselle, de réapprovisionner le réfrigérateur et la réserve des collations, décorations saisonnières, etc.
•    Commander et tenir à jour un inventaire des fournitures de bureau, de la cafétéria et de la salle de repos.
•    Régler les problèmes mineurs liés aux installations et assurer la liaison avec le service de gestion de l’immeuble pour les réparations ou les questions plus importantes.
•    Aménager l’espace pour le nouveau personnel, y compris l’assemblage de bureaux, l’organisation des fournitures de bureau, et assurer que les outils technologiques nécessaires sont prêts à l’emploi avec la ou le spécialiste en technologie de l’information.
•    Servir de principal point de contact pour les demandes générales et les demandes liées aux installations.

Renseignements additionnels:

•    Expérience avérée dans la coordination des installations, l’administration de bureau ou un rôle similaire.
•    Solides compétences organisationnelles, capacité d’exécuter plusieurs tâches simultanément et souci du détail.
•    Excellentes aptitudes interpersonnelles et compétences en communication.
•    Maîtrise de la technologie et des logiciels de bureau, y compris la suite Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
•    Capacité de soulever et de déplacer des fournitures et de l’équipement de bureau au besoin.
•    Préférence pour le travail dans une capacité de ressources humaines ou de soutien administratif.
•    Une attitude proactive et positive avec un état d’esprit dynamique. 

Présence en milieu de travail 4 jours par semaine obligatoire. Possibilité de télétravail 1 journée par semaine. Possibilité d’heures de travail variables ; 7,5 heures de travail par jour avec une pause de 1 heure (30 minutes rémunérées, 30 minutes non rémunérées). Total : 40 heures rémunérées. 
 

Job Purpose:

The HR Facilities Administrator will support the daily operations of our Montreal office and contribute to creating a welcoming, efficient, and engaging workplace environment. This role combines administrative, facilities, and HR support responsibilities, requiring a detail-oriented and adaptable individual who thrives on coordination and multitasking. 

Key Accountabilities:

•    Support onboarding efforts by preparing materials, coordinating welcome activities, and assisting with orientation logistics (setting up initial Agenda for new hire, scheduling Outlook invitations, writing organizational announcements etc.). 
•    Coordinate with vendors for office services such as cleaning, repairs, and supply deliveries.
•    Support HR initiatives and events, ensuring smooth execution and excellent attention to detail.
•    Manage, track, and resolve day-to-day facilities requests including maintenance tickets, building repairs, employee space planning and follow-up with vendors. 
•    Coordinate employee add/move/change process and weekly maintenance of facilities tracker and space plans.
•    Monitor and process Human Resources & Facilities department invoices to ensure proper payment.
•    Order and coordinate lunches for company events, meetings, and training sessions.
•    Prepare conference rooms for events, including seating arrangements, technology setup, and materials distribution.
•    Ensure conference rooms, common areas, and office spaces are clean and organized, including wiping down screens, desktops, and shared surfaces as needed, emptying dishwasher, replenishing fridge and snacks, seasonal decorations etc.
•    Order and maintain an inventory of office, cafeteria and breakroom supplies.
•    Address minor facility-related issues and liaise with building management for repairs or larger concerns.
•    Prepare new hire workspaces, including assembling desks, organizing office supplies, and ensuring necessary technology is ready with IT Specialist.
•    Serve as the main point of contact for facilities-related inquiries and requests.

Additional Information:

•    Proven experience in facilities coordination, office administration, or a similar role.
•    Strong organizational and multitasking skills, with a focus on attention to detail.
•    Excellent communication and interpersonal skills.
•    Proficiency with office technology and software, including Microsoft Office Suite (Word, Excel, Outlook).
•    Ability to lift and move office supplies and equipment as needed.
•    Preferred experience working in an HR or administrative support capacity.
•    A proactive and positive attitude with a “can-do” mindset. 

In office presence 4x week mandatory. Option to work from home 1x per week. Variable working hours available; 7.5 working hours per day with 1 hour break (30 min paid/30 min unpaid). Total: 40 hours paid. 
 

Barilla is an equal opportunity employer. It is the policy of Barilla to prohibit discrimination and harassment of any type and to afford equal employment opportunities to employees and applicants without regard to race, color, religion, gender, national origin, age, disability, genetic information, veteran status or any other classification protected by federal, state and local laws and ordinances, nationally and internationally. Other classifications include, but are not limited to, family status, health status, multicultural differences, political ideas and sexual orientation.